Mantenimiento preventivo, guía práctica

El sistema de mantenimiento en Medea está basado en Operaciones (programadores del mantenimiento preventivo y del trabajo a realizar), y Tareas (documentos que pasan por muy diversas fases, generalmente: aviso (opcional, sólo en correctivas) -> orden de trabajo -> parte -> inspección final (opcional).

Para administradores, hay una página de información técnica sobre condiciones de funcionamiento a nivel modelo de datos.

Gestionando el mantenimiento con tareas, lo tenemos atomizado por las tareas y trabajos más sencillos, pero en paralelo, agrupado en órdenes de trabajo (para el mismo día, sobre el mismo espacio o bin, misma operación y por el mismo grupo de trabajo que lo realizará.

PREPARAR DATOS INICIALES, INVENTARIO Y PLAN

Los pasos para iniciar un proyecto de gestión del mantenimiento son:

1. Cargar en BD el inventario (Bienes con clases dinámicas, que se van a controlar con mantenimiento preventivo) con una jerarquía por Espacios, mediante el campo Ascendiente, por ejemplo del tipo: Edificio -> Planta -> Zona -> Ubicación -> Bien.

Además a cada bien se le asocia una Familia, que lo califica para aplicarle ciertas operaciones de mantenimiento.

2. Crear el cuadro de Operaciones de mantenimiento necesarias para mantener, inspeccionar, medir, etc. TODOS los bienes del inventario, será un plan de mantenimiento que consiste en una lista de acciones aplicadas cada una a una clase. Si se aplican distintas frecuencias a la misma 'acción' y clase, creamos otra operación.

El detalle de este proceso se puede ver en la información técnica

3. Crear las Medidas relacionadas bajo cada operación, los límites mínimo, máximo y valor de defecto de cada una. Ejemplo:

Separados por barras verticales, en el campo Opciones, están los posibles valores de tipo selección (S). En los 3 campos siguientes se pueden poner los, valores Mínimo (por debajo de él, la tarea mostrará una incidencia), Defecto (al rellenar todas las medidas con valores de defecto será el que se pondrá en cada medida), y Máximo (límite superior en el que marcar como incidencia).

Se admiten también rangos numéricos de valores enteros, reales...

4. Asociar Espacios de agrupación (como refinamiento de la distribución del trabajo). Podremos reunir en una misma fecha las operaciones que se realizan en el mismo sitio. Una vez rellenos los datos de programación en tiempos y distribución en espacios, todo el panel de programación de mantenimiento para gestionar miles de bienes incluso con desglose en componentes, se reduce a una veintena de operaciones con sus datos de programación.

5. Programar tareas en el tiempo

En las propiedades de Operaciones, hay 2 datos indispensables:

A. Elementos a los que aplicar la tarea en el campo Bins. Una forma sencilla es asignarle un código de clase (se aplicará a todos los bins de esa clase), y una alternativa, es especificar una búsqueda de conceptos en lenguaje reducido de Medea, como cla=rut cod=/^A1/  (que filtrará los conceptos de clase ruta y con una expresión regular, los de códigos que comiencen con 'A1'). Si no hay elementos, no se creará ninguna tarea al lanzar el proceso de generación.

B. Frecuencias, indicando en el campo la frecuencia, periodo, repeticiones, restricciones... con una sintaxis especial.

La Fecha de la primera tarea, o fecha inicial de programación, será inicialmente la de hoy, y luego podremos desplazarlas para que comiencen el día que queramos. Las siguientes ejecuciones vendrán dadas por la programación en el tiempo y podremos ajustarla masivamente con la programación en el espacio si es necesario.

IMPORTANTE: en programación de frecuencia, la tarea principal y todas sus ligadas deben utilizar todas la misma unidad básica de tiempo: Días-Semanas o Meses-Años. Es decir, una programación en la que queremos que coincida el día de la semana, realizándose semanalmente, los lunes, y tiene que coincidir la operación semanal con la mensual, tendremos que definirlas como frecuencia S y 4S: cada semana y 4 semanas (no M). Esto equivale a considerar el año en 13 meses lunares (52 semanas).

Igualmente, si especificamos que una operación se realice mensualmente el día 10, saldrán 12 repeticiones anuales, el mismo número de día, caiga el día de la semana que sea, incluso en domingo. Una operación anual que coincida con estas, tendrá frecuencia Anual y se ejecutará el día 10/1/2019, por ejemplo.

Los festivos son anomalías que no se tienen en cuenta a la hora de programar: el trabajo no realizado por este u otro motivo (falta de personal, fiesta trasladada, fiesta local...) el día que indica la tarea, se realiza al siguiente o se intenta adelantar.

Los largos periodos sin trabajo, si no tenemos grupos que cubran las bajas o vacaciones, se programan con estacionalidad. Hay bastantes ejemplos en la base test-tareas, bajo al carpeta car.PRO · PROGRAMACIÓN EN EL TIEMPO, PATRONES, como la de la operación ope.x09, con 2 programaciones separadas por punto y coma (;):

S|LXV|1/1-1/2;S|M La primera tarea tiene fecha del 5/1/2016 (Cada semana, lunes, miércoles y viernes, en el periodo del 1-enero a 1-febrero y los martes el resto del año  (61 ejecuciones/año)

Las tareas se crearían en enero de 2016 los días 5-6-8-11-13-15... y en febrero sólo el 2-9-16 y 23 (4 al mes). Al pulsar en la ventana de la operación el botón Siguientes programaciones, nos ofrece las que habrá a partir de la fecha actual:
1: 23/01/2019 Miércoles
2: 25/01/2019 Viernes
3: 28/01/2019 Lunes
4: 30/01/2019 Miércoles
5: 05/02/2019 Martes
6: 12/02/2019 Martes
7: 19/02/2019 Martes
8: 26/02/2019 Martes
9: 05/03/2019 Martes

6. Distribuir las tareas en el espacio

Si tenemos que realizar 600 tareas de revisión semestralmente, en 10 zonas que incluyen 10 objetos cada una, parece lógico poner la fecha programada a las tareas para que se realicen 6 cada día por ubicaciones (en la práctica habría que poner más, ya que quitando los días de descanso, tenemos unos 22*6=132 días, para hacer 100 grupos de 6 tareas).

A. Primero especificamos si hay unas Operaciones ligadas a otras que se debe realizar en el mismo sitio, en el campo Esta operación está ligada a

Operaciones ligadas son las dependientes de otra principal, que marca la frecuencia, y queremos que se realicen el mismo día en el mismo lugar, por el mismo personal (grupo de trabajo). Un ejemplo: si revisamos un seguidor fotovoltaico completo, querremos ligar las tareas creadas con operaciones para los paneles del seguidor, sus inversores y otros componentes (que serán conceptos relacionados con el seguidor mediante un campo).

En las operaciones ligadas, la programación en el espacio y tiempo viene marcada por la de la operación principal.

B. La herramienta de programar en el espacio permite modificar las Fechas Programadas de las tareas ya creadas, para que se distribuyan en el espacio donde se encuentran los objetos de mantenimiento.

El control se encuentra en la persiana Tareas (de la operación, del grupo, del espacio...) > pestañas Órdenes pendiente y Tareas pendientes > con  una multi-selección de líneas a modificar > menú contextual > Cambia fechas programadas de la selección.

 

En la base de ejemplo test-tareas, podemos abrir la ficha del grupo de trabajo tra.TR2 (que es el que más trabaja), y en la pestaña de órdenes podemos

 

 

En las Operaciones NO ligadas (principales), habremos epecificado la Programación de frecuencias, pero en la distribución de fechas Programadas podremos indicar el Nº de grupos simultáneos cada día. Por ejemplo, si ponemos Diaria, y con dos repeticiones (habrá dos grupos de trabajo en cada ubicación para cada operación cada día), de los cientos de operaciones que habrá contra cada Bin, por cada operación, la herramienta de distribución pondrá dos cada día.


La Fecha programada de todo el grupo en color rojo (en la ventana de ejemplo, la de la zona 12-01C), indica que hay alguna de las fechas programadas de todas las tareas que no es igual a las demás, entre las 12+96 tareas. Pasando a la subpestaña Tareas del grupo actual, y seleccionando la línea de zona, podemos ver de qué se trata. Tres casos habituales que se suelen dar son:

1. Hemos realizado la primera ejecución de una tarea semestral que coincide con tareas de operaciones anuales: hasta la 2ª ejecución no volverán a coincidir todas.

2. De una orden que asociaba 10 tareas, sólo hemos podido realizar hoy unas cuantas. Si mañana entramos en una de las pendientes sólo encontraremos las pendientes de ejecutar que coincidan en el tiempo. Ejemplo: nuestra 'orden' al abrir la ventana de propiedades de cualquiera de las siguientes tareas, mostrará estos datos:

Fecha programada: 2/7/12 (lunes), zona Z1

Tareas ligadas:
Semestral sobre dos seguidores códigos: S1, S2
Anual sobre los dos seguidores, que coincide hoy
Semestral de los inversores que componen el seguidor: S1-IN1, S1-IN2, S2-IN1 y S2-IN2
Semestral de los módulos de cada seguidor: S1-MO, S2-MO

Si sólo realizamos y cerramos las cuatro primeras tareas (dos primeras operaciones), al abrir al día siguiente la tarea de módulos, sólo nos mostrará las 6 tareas de módulos e inversores, porque las de los seguidores ya son las siguientes y están programadas en otra fecha. Pero además, si hoy cerramos esas 6 tareas, y buscamos las tareas pendientes el 31/12/12 (lunes), veremos que no está la anual, que no corresponde hasta julio otra vez.

3. Hemos realizado completas todas las tareas de las órdenes de vario seguidores, pero la zona de agrupación incluía algunos más: entonces tendremos dos grupos de fechas previstas.



* Subpestaña Tareas del grupo actual

El conmutador Presenta sólo tareas principales de la esquina inferior derecha, permite ocultar las tareas ligadas.

Mediante un clic en la línea, se abre la ventana de propiedades de la Tarea, y moviendo la selección en la lista, se mantiene sincronizada con la ventana de propiedades.

Las columnas permiten ordenar por todos los datos de las tareas, para detectar por ejemplo, diferencias en Fechas de programación. Se pueden mostrar columnas con las 4 próximas fechas previstas de tareas, para chequeo. El campo Fecha Programada es editable para poder cambiar fácilmente una o una lista de ellas con la calculadora.

ADMINISTRADOR: GENERAR TAREAS AGRUPADAS EN ÓRDENES DE TRABAJO
Basta con pulsar el botón Montar tareas de TODAS las operaciones en la pestaña de Programación en el tiempo. Esto sólo se realiza una vez al comienzo del proyecto. La lógica de creación es la siguiente:

- Sólo se toma la lista de operaciones que tienen algún dato en programación de tiempo y familia o selección de conceptos, y fecha inicial.

- Se crea una tarea por cada Operación-Bin y se pone como Fecha programada la de inicio de la Operación.

- Si se especifica, lo que es habitual, Clase de agrupación, en cada operación: se buscan todos los Bins de esa familia, y se calcula la cantidad de grupos.

Para distribuirlas, pulsar en la Programación en el espacio> Procedimientos > Despliega tareas de TODAS las operaciones

El despliegue se puede ver de esta forma: la creación de los cientos o miles de tareas de la BD se hace con la fecha inicial de su operación. Si queremos realizarlas diariamente o una vez por semana, agrupadas por espacios (las zonas en las que se encuentran los Bins), podemos usar esta herramienta. Además nos permite seleccionar una planta, edificio o ámbito espacial grande y hacer la distribución ´Solo de esas desde un día concreto.

OPERARIOS: REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y RELLENAR PARTES
Para el trabajo desde aplicación web (casi nunca se hace con interface Windows), el gestor del proyecto ya habrá creado o copiado de la plantilla de ejemplo, una serie de carpetas y de formularios de búsqueda que nos permiten organizar las operaciones, buscar las órdenes preventivas, correctivas, las preventivas con incidencias, las próximas a realizar...

Para ver el trabajo asignado, un técnico sólo tiene que entrar en la lista de las órdenes por fecha, encontrando las pendientes más próximas, incluidas correctivas a las que el Jefe de mantenimiento habrá puesto fecha programada, o bien ir a una zona o ubicación donde se encuentre y verá relacionadas las órdenes pendientes de los Bienes de la zona según haya agrupado el plan de mantenimiento.

En cada tarea, se muestra la lista de medidas a rellenar, y se tiene la posibilidad de generar un correctivo, si vemos que alguna se ha salido del rango válido. También se pueden rellenar los consumos de recursos (horas de personal, kms. recorridos de vehículos, cantidades de materiales o cualquier otro tipo) y por último, cerrar la orden de trabajo. Con esto ya tenemos creada la siguiente tarea que tendrá la fecha de programación que le corresponde por Programación de tiempos.

Cada día, el trabajo consistirá en al ejecución de varios de estos trabajos atómicos (una operación por cada bin) representadas por este concepto Tarea y agrupadas en unas órdenes de trabajo convenientes.

 


Ahora se persigue el objetivo de agrupar en una sola ficha, todas las tareas atómicas que se realizan, por un mismo grupo de trabajo, en un mismo día y relacionadas por el mismo concepto de mantenimiento (lo que supone el mismo espacio). Y también poder completar las medidas de todas a la vez con sus valores de defecto, y cerrarlas a la vez como una sola orden.

Las reglas para agrupar tareas simples, ligándolas y que aparezcan como una 'orden de trabajo' son:
- tienen la misma Fecha programada
- tienen el mismo Concepto sobre el que se realizan, que es el mismo bin o hijos (descendientes) de ese bin, si se usa el campo Clase de ligadura.

Agrupando por datos opcionales:
- las operaciones ligadas tienen la misma Clase de agrupación (en general, espacio).
- Sería incoherente que la lista de bins a los que se aplican varias operaciones ligadas, o bien los bins relacionados por la Clase de ligadura, no fueran los mismos.
- la frecuencia de programación de todas las operaciones ligadas entre sí, tienen que tener las mimas unidades (Días-Semanas o bien Meses-Años). No es lógico hacer querer coincidir en el tiempo una operación que se realiza semanalmente los L y X, con una que se realiza el día 1 de cada mes: no van a coincidir.

Aplicado al ejemplo fotovoltaico.ing, se han creado tantas operaciones para estructuras, inversores y módulos (componentes), como familias distintas hay para aplicarlas (seguidores M1, seguidores M2 estructuras fijas…)

JEFE DE MANTENIMIENTO: CAMBIAR PROGRAMACIÓN
Si hay que desplazar una serie de tareas, recurrimos al panel de la programación en el espacio, que permite (en las tareas NO ligadas a otras), cambiar la fecha de programación de todas las tareas de un día, en un espacio, para la operación actual.

Con una selección de líneas, podemos cambiar las tareas de varios espacios, también para la operación actual.



CRITERIOS GENERALES A RECORDAR
- No existe como registro en BD la entidad de información 'Orden de trabajo'. Para cada Tarea (que es el trabajo de cada operación sobre cada bin al que se aplica), hay en cada momento una lista de tareas relacionadas por unos cuantos criterios, ese podría ser el trabajo diario.

- Las Fechas de programación de las tareas se mantienen de forma independiente a cuándo se cierren. Por ejemplo, una semanal que se realiza los lunes, se ha retrasado, y se ejecuta y cierra el miércoles. La siguiente ejecución se crea con fecha programada el siguiente lunes, NO 7 días después de haber cerrado la anterior.

- La programación ignora los festivos de cualquier tipo como anomalías similares a si un grupo de trabajo no se presenta a trabajar por enfermedad, avería de vehículo... El trabajo pendiente se hace cuando se puede y también se puede adelantar si conviene. Las únicas pausas estándar son sábado y domingo, a menos que se programe todos los días (T).