Conceptos Clase Documento de gestión (doc)

ejemplos Bases de ejemplo: test-documentos

Podemos enfocarlos a una de estas 3 partes del sistema de gestión (o a todas):

- Gestión económica de compras y ventas y, a la de gestión de almacenes, pedidos y consumos y también a gestión contable, representan los documentos físicos de compras y ventas (clases FACTURA de compra y venta).

- Gestión de compras y ventas

- Gestión de almacenamiento de recursos den ALMACENES (reales o virtuales), también hay clases ALBARÁN (de entrada y salida), PEDIDO (compra y venta), y podrían definirse OFERTA y cualquier otro necesario, aunque estos no tiene funcionalidad especial, como los siguientes.

OJO! Sólo los usuarios de grupos administrador (admin) y experto (g1), pueden Retroceder la Fecha de cierre de un documento, para abrirlo y volver a editar cualquiera de sus datos una vez cerrados.

Facturas recibidas

Desde el punto de vista documental (compras y ventas):

Los datos imprescindibles (también para las emitidas) son la Fecha de documento, la Entidad, en este caso proveedora y al menos una Línea de detalle cuyo control se verá más adelante. Además, para que el documento se cierre y se pueda considerar contabilizado, debe existir al menos una Línea de pago (cobro en las emitidas).

Opcionalmente puede tener Líneas de seguimiento para trazar los envíos o recepciones de factura, conversaciones, correos electrónicos... habitualmente en las emitidas.

El documento, cuando el importe total de las líneas de detalle y las de pago coinciden, se cierra automáticamente, poniendo la fecha del último pago.

Desde el punto de vista contable:

Son una asociación contable que sitúa en esa deuda que tenemos al proveedor entre el pago por el banco (o tarjeta) y el recurso conseguido en la compra. Normalmente nunca se imprimen. Cada factura de recibida se relaciona con 2 asientos: la deuda generada y el pago de esa deuda.

Facturas emitidas

Para la generación masiva, en principio de facturas emitidas (que son las que generamos con información personalizada), existe una herramienta script que consiste en colgar de una carpeta con el código car.facv.pla las facturas que queramos, y el procesado creará otra tanda igual, cambiando la fecha de los documentos al mes actual, con el mismo día, y la fecha de seguimiento, desplazándola de igual forma que está en los documentos. Además elimina en todos los nuevos, los imágenes asociados (PDF de documentos, por ejemplo), y la lista de registros de seguimiento y de cobros.

Esto también es útil para generar decenas o cientos de recibos mensuales, si se trata de una BD de una administración de fincas, por ejemplo.

Desde la vista contable, de manera simétrica a las facturas recibidas, cada documento representa la deuda que una entidad tiene con nosotros y que va desde el recurso o servicio que hemos entregado hasta el cobro por banco (o tarjeta). Se relacionará con dos asientos: la deuda contraída con nosotros y el cobro de la misma.

Líneas de detalle

Constituyen la información más importante junto a la Fecha del documento y la Entidad emisora o receptora.

Se inserta al menos un concepto de clase Recurso, tecleando el código en el campo con el mismo nombre. Cada línea puede llevar información de Descripción extensa (diferente para cada línea aunque el Resumen de un mismo recurso sea igual en todas las líneas en que lo usemos), Cantidad y Precio, que es el del recurso, si lo tiene. Con el producto de estos dos campos (positivo o negativo), se calcula el Importe de cada línea.

El IVA y Descuentos son aplicados por cada línea, no hay un campo global para el documento. Eso sí, el informe estándar de impresión, la Ficha de documento -que se puede ver en pedidos, albaranes y facturas de compra y venta, en el menú contextual al pie a la derecha-, cuando hay un único IVA en toda la factura o un sólo descuento, se imprime como totalizado en el documento, en porcentaje y en importe.

El campo Descuento es de tipo texto porque admite una expresión que permite descuentos acumulados (por ejemplo 15+10+5). Cada descuento se aplica sobre el neto resultante del descuento anterior.

Los campos Documento siguiente y Documento anterior, sirven para enlazar documentos cuando se pretende tener trazabilidad de recursos en compras y ventas. La traza al ser en cada línea, permite seguir el hilo de un recurso concreto desde su pedido hasta su instalación en el cliente, por ejemplo, aunque dentro de cada documento haya recursos que no se reciben o que se reciben en 2 documentos distintos...  Desde la ficha de cada recurso, se tiene una referencia a TODAS LAS LÍNEAS de documento en la que está relacionado, no sólo a los documentos.

Cuando el documento está cerrado, ambos campos sirven en cada línea para navegar con un clic, al documento siguiente y anterior en la cadena, cuando está abierto, se pueden modificar.

La trazabilidad de recursos materiales individuales se consigue relacionando los recursos genéricos .mat con otra clase de recurso, Lotes (.lot), que representa tanto una instancia concreta con un nº de serie individual, como un lote de elementos menores sin nº de serie pero que pertenece a un lote o paquete que sí lo tiene. Los lotes apuntan a su material con el campo lot.mat.

El informe "pro.doclin.cadena.comun · Cadena de líneas de documentos", permite mostrar todo el camino trazado desde un documento por un recurso concreto, indicando todas las fechas y precios.

Ejemplo del flujo más complejo de compra-venta que se puede dar

Haciendo el seguimiento de los datos de ejemplo en la base de test mencionada al comienza de la página:

- El técnico en su tarea correctiva (igual en preventivas), introduce en consumos la necesidad de materiales, alguno ni siquiera existe en BD. Puede no saber en qué almacén están y el Precio (pre.rec) que le aparece es orientativo, pero puede no ser el precio al que se vende ahora.

 - El responsable de compras tiene un script para buscar todo lo pendiente de pedir en todas las tareas abiertas con fecha de solicitud y sin fecha de entrega.

 - Prepara 2 solicitudes de oferta a 2 proveedores con el mismo material (el rec.03 no, porque sabemos que lo tenemos de sobre en el almacén).

 - Recibimos una oferta de cada proveedor (que conectamos con su solicitud), uno no puede ofrecernos todos los materiales, y elegimos el otro.

 - El flujo sigue por la oferta de compra ofe.03

 - Parte del material no lo podemos instalar a nuestra elección: acordamos que nos solicita un oferta para los materiales mat.01 y mat.02.

 - Se la hacemos y nos la acepta en el pedv.03 acordando el precio que le indicamos

 - El flujo de esta venta sigue por ped.02a, ya que pedimos al proveedor esos 2 materiales al precio acordado

 - Paralelamente, en el ped.02b pedimos al mismo proveedor los mat.02 y mat.05 desde la ofe.03

 - Nos llega todo el material en alb.04, el ofertado y no ofertado. ENTRA EN ALMACÉN con algunos LOTES.

 - En cualquier momento llega la factura de nuestra compra con alb.04 como anterior

 - Emitimos 2 albaranes de venta que no tiene que ver con la compra partida, sino con entregas al mismo cliente en distintas ubicaciones y fecha. SALEN DE ALMACÉN

 - Emitimos al cliente la factura por los 2 albaranes o incluso alguno más, por ejemplo hay facturas mensuales que incluyen varias ventas.

Persiana Globales

Entidad de defecto (ent,<cod>) y Recurso de defecto (rec.<cod>), permiten establecer ambos (y los rotula cuando se han especificado), para usarlos cuando se crean documentos automáticos. La entidad es la que emite y recibe documentos y el recurso de defecto se usa para redondeos, etc.

Chequea documentos comprueba la consistencia de datos y corrige los problemas que encuentre. Comprueba que sus listas de pagos (campo pagl) tengan correspondencia en líneas de bancos (banlin), o sea, conciliaciones correctas. Si alguno no la tiene, se elimina la conciliación del pago, con lo que el documento queda abierto y podemos localizarlo con las auditorías para corregirlo. También comprueba cálculo de importes pendientes en función de los pagos, y otros datos internos.